CONTROL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

 

1)El control administrativo

El control en el proceso administrativo es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias. Permite que las actividades y procesos en las empresas se efectúen de la mejor manera y se puedan solventar los problemas que surjan, así como obtener aprendizajes a partir de la realización de estos procesos para poder hacer mejoras a futuro.

2)Rasgos principales del control administrativo

Búsqueda de eficiencia: El control administrativo busca la desaparición de diferencias entre lo planificado y lo ejecutado. Para ello, precisa de procesos administrativos y de producción lo más cercanos posible a los planteados en origen.

3)Modalidades de control administrativo

Las organizaciones deben tener control administrativo para garantizar su correcto funcionamiento y eficiencia. Alcanzar esto les permitirá incrementar ganancias, reducir costos y ofrecer un mejor producto o servicio a sus clientes.

Existen tres tipos de control administrativo: control preventivo, que se realiza antes de aplicar alguna acción, su función es garantizar que ésta se pueda llevar a cabo sin correr algún riesgo, se debe verificar que todos los recursos necesarios estén disponibles teniendo en cuenta los costos que deberán asumirse; control concurrente, que se efectúa durante los procesos y su función es comprobar que se desarrollen de manera óptima asegurándose que no se comprometa la calidad o seguridad y, por último, el control posterior, una vez finalizado el proceso o actividad se obtiene información acerca del desempeño de éste y las posibles mejoras que se puedan implementar.

4)Fases mecánicas

La fase mecánica del proceso administrativo es la resultante de la implementación de las funciones de planeación y organización. Ante todo, forja los cimientos para que el organismo social marche adecuadamente, facilitando el logro de sus objetivos mediante el uso eficiente de los recursos de los que dispone.

Esta fase también se menciona en la literatura como mecánica administrativa, ya que todo el engranaje de la administración gravita en torno a las funciones que la componen, planeación y organización.

Planificación

La planificación es esa tarea que se debe realizar antes de poner en marcha cualquier plan, ya que sin esta no se puede tener un rumbo y por ende, sería muy cuesta arriba lograr algún objetivo.

Organización

Dentro de lo que es control en el proceso administrativo, una vez terminada la primera fase, es el turno de organizarse. En este caso, la organización trata de hacer una retroalimentación de las tareas o preguntas planteadas anteriormente y darle sentido.

5)Fases dinámicas

La Etapa dinámica, se refiere a cómo se manejarían de hecho (de acuerdo a la realidad) las relaciones en la organización, de manera que produzcan y pongan en acción eficaz y eficientemente los planes, programas y estructuras estudiadas y previstas. Contempla las fases de dirección y control.

Dirección

Esta no necesariamente se debe encontrar bajo la obligación de una persona, pues un grupo directivo también podría hacerse cargo de ella. Esta fase de lo que es control en el proceso administrativo se encarga de respaldar, intervenir, ayudar y motivar el trabajo que se está llevando a cabo.

El papel del grupo directivo se centra en brindar alternativas a los integrantes del proyecto, así como de influir en ellos y evitar posibles conflictos que se generen en la organización.

Control

Esta etapa se puede definir como el seguimiento que se le realiza a los resultados del proyecto. Las mediciones de dichos resultados se pueden hacer con métricas de confianza, y a través de ellas se puede verificar que se estén cumpliendo las actividades según lo planteado.

6)Importancia del control 

La importancia del control administrativo

El control es un elemento del proceso  administrativo que incluye las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Puede ser considerado como uno de los más importantes para una óptima labor gerencial.

En general los altos mandos de una empresa tiene la obligación de controlar y realizar evaluaciones de los resultados, tomando las medidas necesarias para minimizar pérdidas y las ineficiencias.

El control administrativo tiene como propósito alcanzar una meta ya sea con planes estratégicos bien establecido o procesos que llevan una organización para lograr los objetivos.

7)Elementos del control

Los elementos de control de una empresa pueden variar de acuerdo a las necesidades de esta y el sistema de control de gestión del que estemos hablando, pues para cada área de la compañía puede aplicarse un sistema distinto. Aun así, si la idea es mejorar la eficiencia y productividad en un área específica existen elementos de control de procesos que deben estar siempre presentes.

• Plan de desarrollo

Es el planteamiento de etapas y procedimientos necesarios para alcanzar los objetivos planteados. Para elaborarlo, la organización debe evaluar con ayuda de software cuál es su estado actual, cómo se está desempeñando el equipo y cuáles son los aspectos a mejorar, para así reducir los riesgos de pérdida capital.

• Mapa de procesos

Los mapas de procesos facilitan la identificación de las operaciones y actividades que se llevan a cabo dentro de la empresa, su peso en la búsqueda de los objetivos y por ende, su relevancia dentro de la organización, lo cual supone un ahorro de costes en el proceso. 

• Recolección de información

Dentro de los elementos de control interno, la recolección de información es sumamente importante. Este componente comprende el sistema de seguimiento encargado de registrar y reportar cómo se están desarrollando las operaciones y actividades de interés. De esta forma, obtener datos confiables y concretos de los procesos para su evaluación.

• Recursos humanos

Otro de los elementos de control de una empresa esenciales es el talento humano, poco lograría una organización si se descuida el bienestar social y capacitación de su equipo. Por lo tanto, para llevar un adecuado control de procesos se debe impulsar el trabajo colaborativo, búsqueda de soluciones y la cultura de la innovación por parte de cada miembro.

• Recursos tecnológicos

Este elemento comprende el hardware y software necesario para la ejecución de procesos. Lo ideal es que se implementen equipos especializados en el área en que se desenvuelve la empresa, para así garantizar la cobertura de las necesidades específicas de la organización y un desarrollo óptimo.

• Sistemas de evaluación

Como parte de los elementos de control administrativo, los sistemas de evaluación son aquellos instrumentos que permiten de forma efectiva analizar los resultados obtenidos y las desviaciones que se pudieron haber presentado durante el desarrollo de la etapa o proyecto en general. Esto dará paso a la toma de decisiones pertinentes y el planteamiento de nuevas acciones.

8)Las principales áreas de control en la empresa son:

o Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de los productos o servicios, en cada sección (control de rechazos, inspecciones, entre otros).

o Control de costos: Verificar continuamente los costos de producción, ya sea de materia prima o de mano de obra.

o Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos.

o Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto subensamblados como terminados, entre otros.

o Control de operaciones Productivos: Fijación de rutas, programas y abastecimientos, entre otros.